Steuerrücklagen richtig bilden: So vermeiden Sie hohe Steuernachzahlungen

Inhalt

• Das Problem: Hohe Steuernachzahlungen vermeiden
• Wie viel Geld sollte ich für Steuerzahlungen zurücklegen?
• Wann muss ich keine hohen Steuerrücklagen mehr bilden?
• Gewinne regelmäßig im Blick behalten!
• Was passiert, wenn ich zu viel Steuern vorauszahle?
• Praxis-Tipp: Einzugsermächtigung erteilen – ja oder nein?
• Fazit: Behalte Deine Unternehmenszahlen im Blick
• Fragen & Anmerkungen?

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Das Problem: Hohe Steuernachzahlungen vermeiden

Gerade im ersten Jahr der Selbstständigkeit lauert eine häufig unterschätzte Steuerfalle: Keine oder zu geringe Vorauszahlungen an das Finanzamt, obwohl die Einnahmen hoch sind oder ein guter Gewinn erwartet wird. Die böse Überraschung folgt oft ein bis zwei Jahre später – mit einer hohen Steuernachzahlung, auf die Du nicht vorbereitet bist.

Wichtig: Die Ausrede „Das wusste ich nicht“ schützt nicht vor der Zahlungspflicht. Der Staat erwartet, dass Du vorsorglich Rücklagen bildest.

Warum Rücklagen so wichtig sind:

• Steuererklärungen werden oft verzögert erstellt, sodass die tatsächliche Steuerforderung erst später kommt.
• Du bist verpflichtet, genügend Geld zur Seite zu legen – auch ohne Aufforderung vom Finanzamt.

Die Lösung: Freiwillige Vorauszahlungen leisten
Um hohe Steuerforderungen zu vermeiden, kannst Du schon frühzeitig freiwillig Vorauszahlungen beantragen – entweder:

• Beim Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung (z. B. bei der Gewerbeanmeldung)
• Oder direkt über ELSTER:
  • Formulare & Leistungen → Alle Formulare → Anträge und Mitteilungen → Antrag auf Anpassung von Vorauszahlungen

Diese Steuern können auf dich zukommen

Als Einzelunternehmer musst du mit folgenden Steuerarten rechnen:

• Einkommensteuer – abhängig von deinem persönlichen Steuersatz
• Umsatzsteuer – wenn du umsatzsteuerpflichtige Einnahmen hast, musst du diese abzüglich der Vorsteuer an das Finanzamt abführen
• Gewerbesteuer – hier gilt derzeit ein Freibetrag in Höhe von 24.500,00 EUR (§ 11 (1) Nr. 1 GewStG)

Wie viel Geld sollte ich für Steuerzahlungen zurücklegen?

Eine häufig genannte Faustregel lautet: Rund 50 % der Einnahmen solltest du für Steuerzahlungen zurücklegen.

Ist das nicht zu viel?

Nicht unbedingt – aber es hängt von mehreren Faktoren ab:

• Die 50 % gelten als grober Richtwert, insbesondere wenn du umsatzsteuerpflichtig bist (also kein Kleinunternehmer nach § 19 UStG). Darin enthalten ist bereits die 19 % Umsatzsteuer, die du an das Finanzamt abführen musst.
• Die tatsächliche Belastung durch die Einkommensteuer liegt in vielen Fällen nur bei etwa 18–25 %, abhängig vom persönlichen Steuersatz.
• Zusätzlich kann Gewerbesteuer anfallen – je nach Gemeinde bis zu 15 % des Gewinns abzüglich dem derzeitigen Freibetrag in Höhe von derzeit 24.500,00 EUR (§ 11 (1) Nr. 1 GewStG).

Tipp: Wer auf Nummer sicher gehen will, kalkuliert großzügig und legt lieber etwas mehr als zu wenig zurück. Rücklagen geben dir finanzielle Sicherheit und schützen vor unerwarteten Nachzahlungen.
Natürlich solltest du trotzdem darauf achten, dass genügend Kapital für den laufenden Betrieb deines Gewerbes verfügbar bleibt.

Wann muss ich keine hohen Steuerrücklagen mehr bilden?

Sobald sich deine Steuersituation stabilisiert hat, kannst du entspannter mit Rücklagen umgehen. Das ist in der Regel der Fall, wenn:

• Das Finanzamt oder die Gemeinde feste Vorauszahlungen für Einkommen-, Gewerbe- oder Umsatzsteuer festgesetzt hat.
• Deine Einnahmen und Ausgaben sich kontinuierlich entwickeln und keine großen Schwankungen mehr auftreten.

In diesem Fall musst du nicht mehr so hohe Rücklagen für Steuerzahlungen bilden – da die Steuerlast bereits regelmäßig im Voraus abgeführt wird.

Wichtig: Auch wenn die Steuervorauszahlungen geregelt sind, solltest du weiterhin allgemeine Rücklagen für dein Gewerbe aufbauen.
Zum Beispiel für unerwartete Ausgaben, Reparaturen oder wirtschaftlich schwierige Zeiten.

Gewinne regelmäßig im Blick behalten!

Wenn dein Jahresgewinn über 5.000 Euro liegt, solltest du deine Finanzen regelmäßig prüfen – insbesondere im Hinblick auf deine Steuervorauszahlungen. So vermeidest du Nachzahlungen und kannst frühzeitig reagieren.

Warum das wichtig ist:

Das Finanzamt legt in deinem Vorauszahlungsbescheid einen geschätzten Gewinn zugrunde. Wenn du im laufenden Jahr erkennst, dass dein tatsächlicher Gewinn deutlich höher ausfällt, solltest du aktiv werden.

Du kannst jederzeit beim Finanzamt einen Antrag auf Anpassung der Vorauszahlungen stellen, um diese an den aktuellen Gewinn anzupassen.

Für die Gewerbesteuer musst du keinen gesonderten Antrag bei der Stadt oder Gemeinde stellen – das Finanzamt übermittelt die angepassten Werte automatisch.
Trotzdem empfiehlt es sich, diesen Punkt im Antrag zusätzlich zu erwähnen, um Missverständnisse zu vermeiden.

So funktioniert der Antrag in ELSTER:

ELSTER → Formulare & Leistungen → Alle Formulare → Anträge und Mitteilungen → Antrag auf Anpassung von Vorauszahlungen

Voraussetzung: Laufende Buchhaltung

Damit du fundierte Anpassungen vornehmen kannst, sollte deine Buchhaltung regelmäßig aktualisiert werden. Nur so erhältst du einen realistischen Überblick über deinen Gewinn und deine Steuerlast.

Was passiert, wenn ich zu viel Steuern vorauszahle?

Es kann vorkommen, dass deine Vorauszahlungen zu hoch angesetzt wurden – zum Beispiel, wenn dein aktueller Gewinn deutlich niedriger ausfällt als im Vorjahr. In solchen Fällen kannst du gegensteuern.

Vorauszahlungen senken – so geht’s:

Wenn die monatlichen oder vierteljährlichen Steuerzahlungen deine Liquidität belasten, kannst du beim Finanzamt einen Antrag auf Herabsetzung der Vorauszahlungen stellen.

So stellst du den Antrag in ELSTER:
Formulare & Leistungen → Alle Formulare → Anträge und Mitteilungen → Antrag auf Anpassung von Vorauszahlungen

Wichtig:

• Eine glaubhafte Begründung (z. B. vorläufige Gewinnermittlung oder betriebliche Auswertung) erhöht die Chancen, dass der Antrag bewilligt wird.
• Die Anpassung wirkt sich sowohl auf die Einkommensteuer als auch – indirekt – auf die Gewerbesteuer aus, da das Finanzamt die Änderungen an die Kommune weiterleitet.

Tipp: Reagiere frühzeitig – das verschafft dir finanzielle Luft und schützt dein Unternehmen vor unnötigem Druck.

Praxis-Tipp: Einzugsermächtigung erteilen – ja oder nein?

Um verspätete Zahlungen und unnötige Gebühren zu vermeiden, empfiehlt es sich, dem Finanzamt und anderen Behörden eine Einzugsermächtigung (Lastschriftverfahren) zu erteilen.

Warum das sinnvoll ist:

• Du verpasst keine Fristen – das Finanzamt bzw. die Stadt/Gemeinde bucht fällige Beträge automatisch ab.
• Es entstehen keine Säumniszuschläge, die bei verspäteter Zahlung zusätzlich anfallen können.
• Du musst dich nicht selbst um Überweisungen kümmern – das spart Zeit und Nerven.

So findest du die Einzugsermächtigung:

Die Formulare für das SEPA-Lastschriftmandat findest du in der Regel auf den Webseiten der jeweiligen Ämter.

Tipp: Ich suche meist direkt über Google, da die Formulare teilweise etwas versteckt sind. Oder nutze folgende Suchformulare:

Merke: Jede zu spät geleistete Steuerzahlung kann unnötige Zusatzkosten verursachen. Und mal ehrlich – wer will schon mehr Geld an den Staat zahlen als unbedingt nötig?

Fazit: Behalte Deine Unternehmenszahlen im Blick

Gerade bei hohen Einnahmen ist es wichtig, die Buchhaltung regelmäßig und laufend zu führen. So hast du jederzeit einen Überblick über deine finanzielle Lage und kannst schnell reagieren.

• Lege rechtzeitig genügend Geld für Steuerzahlungen zurück.
• Beantrage bei Bedarf frühzeitig Anpassungen der Vorauszahlungen beim Finanzamt.

Eine sorgfältige Finanzplanung schützt dich vor unerwarteten Steuernachzahlungen und gibt dir mehr Sicherheit für dein Unternehmen.

Fragen & Anmerkungen?

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